様々な仕事が立て込んで、今日一日最高の生産性が求められる時ってありますよね？
コンサルティングや講演などの仕事をやっていると、そんなピークが重なると
いわゆる「テンパリ状態」になってしまうことがしばしばあります。

でも、そんな時の対処方法は、自然に身についてきたような気がするんです。

今回は、そんなテンパリ状態の切羽詰まった時に、
最高の生産性で仕事をこなす方法を整理してみました。


■ タスク確認と目標設定

まず、朝一番はその一日でこなさねばらならいタスクを整理します。
私の場合は、しっかり紙に書き出すことが多いですね。
可視化されたリストを常に目に見えるところに置いておくと、
取り組まねばならないことが常に意識できていいですよ。

そして、一日のスケジュールに応じて、取り組み時間の配分をします。
午前中は○○を片づけて、13時から15時の２時間でこれを終わらせよう、、、とか。

この目標設定がないと、なんとなくズルズルと時間ばかりかけてしまいがち。
「あと30分でこれを終わらせなければ、、、」というプレッシャーが必要です。


■ 時間を細切れにしない

複数のタスクがあると、ついいろんなことに手を伸ばしがちです。
データ分析をやっていたら、ブログネタを思いついたので、
ちょっとブログ原稿を書き始めてしまう、、、
もちろん思いついた時に手掛けるのは悪いことではないと思うのですが、
私の場合、時間を細切れにしていろんなことを手掛けると、
明らかに生産性は落ちてしまうようです。

できるだけひとつのタスクはまとまった時間で取り組むように心がけています。
タスクの内容にもよりますが、最低１時間はひとつのタスクに集中する、、、
生産性を上げるのには「集中力」が必要ですが、
その集中力を高めるには、アイドリングに始まり、慣らし運転、そして、
本格的にスピードアップしていくような自動車の運転に似ているような気がするんです。

逆に、長時間同じタスクに取り組んでいるとさすがにバテます。
私は、比較的長時間の持久力はあるほうだと思うのですが、
生産性を維持できるのは、Max４時間ですね。
４時間を超えたあたりから、明らかに集中力と生産性は落ちていくようです。


■ 細かいタスクはまとめて処理

しかし、短時間で処理できる細かいタスクもたくさんあります。
書類の承認、メールチェック、デスクの片づけ、スケジュール調整などなど。
メールチェックなどを頻繁にしていると、明らかに生産性は落ちます。
それらは、スキマ時間に一気に処理するのが効率的ですね。

「外出するまでの30分」などといった中途半端なアイドルタイムを
細かいタスクをまとめて処理する時間にすると良いですね。


■ 集中環境を創る

集中力を持続するためには、物理的な環境も必要です。

本当に集中したい時は、外部環境を遮断することが有効です。

まず、「音の遮断」。
正確に言えば、集中を維持するためには「ヒトの話し声」が最大の障害です。
いくら集中しているつもりでも、耳に入ってきた会話に反応してしまうことがあります。
その瞬間に集中は途切れてしまう、、、ヒトの会話は集中の最大の敵だと思うのです。

私は、時々デスクでイヤホンで音楽を聴きながら仕事をすることがありますが、
これは「今、最高の生産性を発揮しなければならない時」を意味しているんです。

もう一つは「空間の遮断」。

音の遮断が聴覚の遮断なら、今度は視覚の遮断もする必要があります。
私のデスクは書類や書籍が山積みになっているので、
視覚的にいろんなノイズが目に飛び込んでくるんです。

本当に集中したい時は、何もない会議室に閉じこもって、
ひとつのタスクに専念するようにしています。


■ 自分バイオリズム

そして、最後に自分自身のバイオリズムを把握し、大切にすることですね。
前述のように、私は１〜４時間でリズムを創っています。

また、ランチの時はできるだけリラックスして、社員との会話を楽しんでいます。
タスクとタスクの合間には、Twitterでツブやいてみたり、雑誌に目を通したり、
気分転換を図るようにしています。

そんなテンションの緩急を織り交ぜながら、一日の仕事に没頭することが
結果的には「最高の成果」を生み出せるように思います。


■ つまり、、、

自分に合った「集中術」を見出すことが大切だと思うのですね。
それも、毎日そのルールに縛られるのではなく、ココ一番！と言う時に使う技です。

是非みなさんも「マイルール」を考えてみてくださいね。



株式会社シナプス　代表取締役　家弓正彦
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