いよいよ12月がスタートしました。
なんとなく師走は慌ただしく過ごしてしまいますね。
そして、この季節は来年の手帳を購入する時期でもあります。
ステーショナリー好きの私にとっては、一種の楽しみでもあります。
来年は、昔購入したA5サイズのシステム手帳「TimeSystem」を
再度活用することに決めました。
今年はバイブルサイズのシステム手帳を使っていましたが、
来年は徹底的に「メモ魔」になろうということで、
A5サイズにパワーアップすることにしました。
で、いつも感じているのが上手なタスクマネジメントのあり方です。
改めて、リフィルを購入する際、自分のタスクマネジメントを再考しました。
私の場合、タスクを管理する基本として、
月次 => 週次 => 日次 => 細切れの時間
という流れを意識しています。
■ 月次タスクの洗い出し(時間軸その1)
毎月末には、マンスリーカレンダーのページに
来月取り組みたいテーマ(タスク)を書き出します。
今月だと「'10年1〜6月の方針策定」といった大きなタスクから、
「XX日までに原稿を仕上げる」といった細かなタスクまで、
とにかく思いつくことは何でも書きあげるようにしています。
そして、その月が終わったときに、
「終了したタスク」と「積み残しタスク」を分類して、
「積み残し」については、翌月に転記するといった具合。
■ 週次、日次タスクへの転記
「原稿を仕上げる」などの小さなタスクについては、
明確に納期が決まっているものが多いですよね。
私が使っているウィークリーカレンダーは、
見開き一週間で、自由記入欄があるものです。
この自由記入欄に、この週に取り組むタスクを転記します。
例えば、12月の2週目から3週目に取り組んで、
最終的には、12月18日が原稿納期!というタスクは、
ウィークリーの2週目、3週目の欄に「原稿書き」と記入しておき、
デイリーの12/18の欄に「原稿締め切り」などと記入しておきます。
これで大まかな作業計画が立てやすくなるんです。
■ 週次タスクの計画化(時間軸その2)
週初めには、一週間を一覧できるウィークリーカレンダーを見ると、
あらかじめこの週に取り組まねばならないタスクが列挙されています。
外出などのスケジュールを見て、タスクが多すぎれば、
翌週に回すタスクもあります。
また、まだ余力がありそうだったら、月次タスクを見直して、
この週に取り組むタスクを追加します。
この時のカギは、各々のタスクにどれくらいの時間がかかるか?を
正確に予想することですよね?
■ 日次タスクの再確認(時間軸その3)
一日の最初に必ず手帳を開きます。
そして、本日の予定と今日取り組むべきタスクを再確認して、
それぞれに割く時間を予想して、一日の計画を立てます。
これは佐々木かおりさんの受け売りですが、
デイリーの予定は、きっちり時間目盛の入った手帳で、
スケジュールをしっかり線を入れて記入します。
そうすることで、予定を管理するのではなく、
「自分に許された作業時間」が視覚的に明確になるんですよね!
これで、計画的、効率的に仕事に取り組むことができるようになりました。
■ 突然のアイドルタイム(時間軸その4)
「仕事が想定以上に早く終わった」とか、
「取り組むべきタスクが不要になった」なんてこともあります。
つまり、突然アイドルタイムが生じた時の過ごし方は重要ですね。
そんなときのために、日ごろから「To Doリスト」を作成しています。
ちょっとした時間で取り組んでおきたいことをリスト化しておけば、
こんなアイドルタイムを有効に使うことができます。
■ 総括
私は、これまで様々な手帳を使ってきました。
ま、ステーショナリー好きですから、趣味が半分ですが、
効率的な仕事の進め方を追求することも好きなんですよね。
そんな思考錯誤の結果、たどり着いたのが上記のスタイルです。
ひとつのスタイルを確立してしまうと、マネジメントは習慣化して、
とてもストレスが減るように感じています。
そんなマネジメントスタイルを反映し、私の手帳は以下の構成になっています。
・マンスリーカレンダー
→ 見開き1ヵ月で裏面はノートのもの)
・ウィークリーカレンダー
→ 見開き1週間、タスクリストを書けるもの
デイリーのフォーマットは時間目盛付き
・ToDoリスト
ちなみに、ノートについては、こんなカテゴリ分類を使っています。
・Management(経営管理全般)
・R&D(研究開発、新しいことの考案)
・Project(受託案件、営業案件)
・Object(個人、会社の目標設定)
・Private(詳細は明かせません、、、笑)
みなさんも、ご自身独自のマネジメントスタイルを考えてみませんか?
ま、ご参考までに、、、
株式会社シナプス 代表取締役 家弓正彦
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コメント
コメント一覧
2け月前から翌週の予定を立てようと
金曜日の午後は
1.5時間確保しています。
”絶対予定をいれるな”と
グループウェアの予定表に書いていますが、
この最近は気づくとだいたい埋まっています。。。。
ので、結局翌週の予定がキチンと立てれず
翌週突入の悪循環に。。
これって大切ですよね。
しかし、やっしさんのおっしゃる通り、
なかなか時間を割くのも困難な時があります。
結局、常々手帳を開くことを習慣化するのが
一番有効だと感じています。
ちょっとした時間があれば、手帳を開く、
メモをとる、計画を考える、、、
そんな積み重ねで現在はコントロールしていますよ。
Kay
すきま時間にですか!
計画は固まり時間で行きたいですが、
考えると
通勤中とか可能ですね。
よく考えたらi-phoneでグループウェア
使えるので、移動中に見れば
なんとかなりますねww。
ありがとうございます。