私は、ステーショナリー(文房具)全般が好きです。
オフィスの近くに伊東屋がありますので、
そこに一度足を踏み入れると、なかなか出ることができません。
そして、そのなかでも手帳は大好きなんですよね。
最近、PCに加えて、moperaやiPhoneを買い込み、
すっかりデジタルライフに傾倒しているようにも見えますが、
そのなかで情報管理に一番活躍しているのは、
アナログのシステム手帳(バイブルサイズ)です。
しかし、重要なのはその「ハード」ではなくて「ソフト」、
つまり、その使いこなし方ですよね。
ということで、自分なりの手帳術を整理してみました。
私のシステム手帳の構成は、
「考える」、「記録する」、「管理する」、「その他」
という4つのノートと、
「タスクマネジメント」を行うために、
「マンスリー」「ウィークリー/デイリー」
という2つのスケジュール帳から成り立っています。
<4つのノート>
■ 考える
・MGMT(経営管理)
会社経営、社内管理全般に関わる発想メモ欄です。
自由にアイディアを書き、考えるために使っています。
・R&D (研究開発)
コンサル商品や新講座、新コンテンツなどのアイディアを書いています。
ここも書きながら考え、そしてそれを記録に残す役割ですね。
ということで、このMGMTとR&Dは、考えるコーナーとなっています。
■ 記録する
・PJT (プロジェクト)
コンサルティングプロジェクトや営業案件など、
直接の収益案件に関わる記録を残します。
システム手帳の良さは、順序の入れ替えができること。
複数の案件が平行して走っていますから、
後から順序を整理できるので重宝しています。
■ 管理する
・OBJ(目標設定)
ここでは中長期的な目標を設定しています。
会社の目指す姿(ビジョン、価値観、年度目標)
自分のありたい姿(オンビジネス、オフビジネス)
きれいに整理することより、現在の自分の欲求を書き連ねるという
イメージに近いように思います。
・ToDo
文字通り「やらなきゃならないことリスト」ですね。
デッドラインが決まっているものは、ここには記載しません。
それは、Task管理のなかで管理しているのです。
ここは、もっとロングスパンで取り組みたいことを書いています。
ロングスパンだと、「やりたい」という気持ちが風化しちゃんですよね。
その風化を防止するために、ここで記録に残しているんです。
■ その他
・Private
ここは、完全な雑記。
リスト系 ⇒ 買いたいモノ、読みたい本、見たい映画などなど
自由メモ ⇒ 今はゴルフや飲み会の企画なんかのメモが入っています。
<スケジュール帳>
そして、最も重要だと思っているのが、「タスクマネジメント」。
■ タスクマネジメント
スケジュール管理と同時に、自分のタスクマネジメントを行います。
私の場合、月次/週次/日次でタスクを管理します。
・月次
マンスリーのスケジュールシートを用いて、月次目標を書きます。
今月、取り組みたいこと、成し遂げたいこと、、、
ここで描くのは、あくまで行動目標ですね。
月次終了時には、何が達成できて、何が未達成なのか?
月末にはいつも反省することしきりです。汗
・週次
月次目標の中で、どの週に何に取り組むかを分解します。
週初めには、その週のスケジュールと見合わせて、
週次タスクを追加したり、延期したりと、実現可能性を調整します。
・日次
明確にデッドラインが決まっているものは、その日の欄に記入します。
その作業に2日必要と見込まれるものだったら、
デッドラインの前2日分にもタスクとして記入しています。
これらのマネジメントサイクルは、完璧にできているわけではありません。
しかし、このサイクルの意識を持つことで、
目標意識とその達成管理が無理なくできるようになりました。
ある意味、PCよりも携帯電話よりも、
このシステム手帳を失くすことのほうがダメージは大きいかもしれません。
ま、あくまで家弓なりの手帳術ということで、、、
株式会社シナプス 代表取締役 家弓正彦
Twitter : http://twitter.com/Kayumi
Tumblr : http://kayumi.tumblr.com/
コメント