前回に続き、ドキュメンテーションの技術について、、、
上手なドキュメント作成には、以下の３つのファクターが必要です。
１.シナリオ作成
２.シートレイアウト
３.チャートデザイン
これらにおいては、最低守るべきルールがあるはずです。
１.シナリオ作成
ここでは、ドキュメントのストーリーの流れをシナリオと呼びます。
シナリオの出来栄えによって、納得感、説得力が生まれます。
プレゼン効果にはとても重要なプロセスとなるはずです。
でも、ここにエネルギーを注いでいる方は、
意外と少ないんじゃないでしょうか？
基本的な作業アプローチとしては、
(1)ドキュメントで主張したい「メインメッセージ」を明確化する。
(2)その根拠となる材料を明確化する。
(3)さらに、その材料にも事実情報でサポートできるとベター
これらの作業で「ピラミッド・ストラクチャー」を構築します。
※【参考】ピラミッドストラクチャー
http://fk-plaza.jp/Solution/solu_Piramid.htm
この構造が、説得力あるシナリオとなります。
あとは、シナリオの流れに沿って、
ドキュメントのページネーション（ページ構成）を決めていきます。
そのパターンとしては、
・起承転結型
・結論／根拠型
・課題／解決型
などがよく用いられますね。
とは言え、このシナリオを作る作業って、難しいんですよ。
そこで、ちょっとしたコツを、、、
(1)伝えたいメッセージを抽出
まず、ピラミッドストラクチャーで使った情報が、
相手に伝えたいメッセージですよね。
そのメッセージを、単文ワンセンテンスで表現してみましょう。
ここでは、あまり順序を意識せず、列挙すればＯＫです。
(2)メッセージを並べ替える
抽出されたメッセージを、ストーリーがつながるように、
並べ替えてみましょう。
最終的には、そのメッセージをつなげて読み上げて、
きちんとしたストーリーとなっていれば、ＯＫです。
(3)ロジックチェック
再度ピラミッドストラクチャーに落としてみて、
上位のメッセージが、下の情報によってしっかり根拠づけられているか？
下位の情報によって、上のメッセージがムリなく導出されるか？
をチェックして完成です。
私は、この作業をひとりで会議室に籠って行っています。
その時、裏紙に１枚にワンメッセージを大きく書きます。
必ず、１枚にワンメッセージです。これは絶対ルールですね。
そして、それを大テーブルの上で並べ、
入れ替えたり、書き加えたり、破り捨てたり、、、
ここは試行錯誤です。(^^)
私はアナログ派なので紙作業しますが、ＰＣを利用するなら、
パワーポイントのスライド一覧表示で作業するとよいでしょう。
あるいは、ワードやエクセルで表組みを使っても良いかもしれません。
＜ストーリーシートの例＞ 
＜表組みのストーリーシート＞
その他、わかりやすいドキュメントを作るためには、Tipsがあります。
■ オーバービューを見せる
詳細の説明に入る前に、ドキュメントのストーリー全体を見せると有効です。
まず、全体がどのようなコンテンツ構成になっているのか？を理解することで、
読み手の心理的ストレスは大きく減少します。
また、その構造に応じて、中仕切りを入れることも効果的です。
■ ナビゲーションをつける
読み手が、全体のストーリーの中で、今どの部分の話をしているのか？
を明確に示すために、各ページの同じ位置に、ナビゲーションアイコンを
入れておくとやさしいですね。
＜ナビゲーションアイコン例＞
これらは、基本的に「読み手を迷子にさせない」工夫です。
２.シートデザイン
■ 定型フォーマット化
各シートは、ひとつのフォーマットを決めて作成しましょう。
とくに、メインメッセージを描くところは、しっかり場所も決めて、
フォントやポイントも統一することで、読み手のストレスは軽減されます。
これにより、読み手も「ここが重要なメッセージだな」と
自然に学習してくれるんですよね。
■ １シート１メッセージ
「シート一枚に、言いたいことはひとつだけ」というルールです。
つい「あれもこれも言いたい」と欲張ってしまうと、、
情報をギュウギュウに詰め込んでしまいがちですが、
焦点をしぼらないと、読み手には伝わりませんよ。
■ ボディーもシェイプアップ
ボディーには、メインメッセージを確からしいものにするために
必要な情報を掲載します。
でも、本当に最小限の情報量に留めてくださいね。
初めてドキュメントに目を通す読み手にとっては、
情報過多は「ノイズ」に過ぎません。
３.チャートデザイン
■ チャートの狙いは何か？
ドキュメントにビジュアルを有効活用すると、
とてもわかりやすいものとなりますよね。
でも、そもそも何のためにビジュアルを用いるのか？
目的を明確にしなければ、意味のない単なる修飾になってしまいます。
チャートの主な目的は、
「全体の構成を示す」ことと「重要な論点を示す」ことでしょう。
■ チャートの特性を知る
チャートのタイプとしては、「因果関係」「構造構成」「テーブル」
「プロセス/フロー」「マップ」「グラフ」などが挙げられます。
それぞれのチャートの特性を理解して、
メッセージを的確に説明するチャートを選びたいものですね。
ジョブスのiPhone発表プレゼンを見てください。
【参考】 最強のプレゼン、スピーチ、演説映像集
とてもシンプルなチャートを有効に使っています。
是非、見習いたいものですね。
株式会社シナプス 代表取締役 家弓正彦
コメント