最近は、多くの方がパワーポイントを用いて、資料作成をすることが多いようです。
しかし、わかりやすく、説得力あるドキュメントを作ることは難しいですよね。
「ドキュメンテーションは苦手だ」と思っている方は多いのではないでしょうか?
確かにプロのデザイナーの手によるスライドは美しくて、羨ましい限りです。
これは、とても我々素人にはマネできそうにありません。
しかし、私たちはデザイナーのマネをするのではなく、
自分の主張が相手に説得力を持って伝えたいわけで、
美しいグラフィックデザイン作品を創り上げることが目的ではありません。
ちょっとしたコツを覚えたり、ルールを守ると、
飛躍的にドキュメンテーションがうまくなる、、、はずです。(^^;
今回は、ドキュメントの書き方について考えてみましょう。
さて、ビジネスで用いられるドキュメントのタイプを
大きく分類すると4種類あると考えられます。
■ 字幕型スライド
これは、パワーポイントによるプレゼンで良く見かけます。
1枚のスライドには、単文ワンセンテンスのみ。
それをテンポよくページをめくって、読み上げるようにプレゼンします。
例えば、、、
(P.1)世界には3億人のパワーポイントユーザーがいます。
(P.2)そのうち、3千万人が毎日プレゼンをしています。
(P.3)まさに今現在も、100万ものプレゼンが行われているのです。
(P.4)その半分のプレゼンは、耐えられない出来栄えです。
(P.5)出来の悪いプレゼンは、殺し合いをしているようなものです。
(P.6)彼らは、もうほとんど死んでいるようです。(with 居眠り写真)
※「Death by PowerPoint/Alexei Kapterev」より
うーん、うまくニュアンスが伝わらないので、下記を参照して下さい。(汗)
→ http://www.slideshare.net/thecroaker/death-by-powerpoint
あたかも、映画の字幕スーパーのみを書き綴っているかのようです。
テンポがよく、オーディエンスの気をそらすことがありませんね。
これは、完全に大人数を相手にしたプレゼン用のドキュメントタイプです。
■ アイコン型スライド
ジョブスのスライドは、どちらかというとこのタイプですね。
ジョブスが使うスライドは、文字情報は極端に少なく、
アイコンや写真のみであることが多いようです。
iPhone発表のプレゼンも、このタイプでした。
これもパワーポイントで用いられます。
オーディエンスは、スライドに文字情報が書かれていないので、
必然的にスピーカーの言葉に集中できます。
スライドはあくまでプレゼンの効果を最大化するための演出に過ぎません。
これもまた、大人数大規模会場でのプレゼンに適しています。
しかし、これはプレゼンターのプレゼン技術に依存するため、
誰でも使えるとは限りません。
■ 一枚企画書
A4やA3サイズで、一枚のみで作られる企画書をよく見かけます。
「トヨタ流A3書類」は有名ですよね。
これは、社内で基本フォーマットが決まっているケースが多いようです。
例えば、
「テーマ」「現状把握」「目標」「要因分析」「対策」「実行計画」
などの必須記載事項を決め、記入欄を作り、書式を決めています。
これは、記載内容の一覧性があることが最大のメリットでしょう。
意外と、ページをめくることで、全体のストリーがわかりにくくなります。
さらに、記載情報量には限界があり、カギとなる情報に絞り込むことになります。
結果、とてもシェイプアップした企画書になりやすくなるメリットもあります。
逆に、「フォームに囚われる」というデメリットもありますね。
ヒトは、フォーマットを示されると、要不要に関わらず、
「それを埋めなければならない」という強迫観念に襲われるようです。
また、提出用、配布用の資料には適していますが、
プロジェクターを用いたプレゼンには不適切です。
■ メッセージ/ボディ型シート
その「プレゼン用」と「提出/配布用」との両方に利用できるのが、
この「メッセージ/ボディ型シート」です。
このシートは、文字通り「メッセージ」と「ボディ」で構成されています。
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メッセージとは、そのシートでオーディエンスに伝えたいことを
(できるだけ)単文ワンセンテンスで表現したもの。
このメッセージは、できるだけ短く修飾語を省き、わかりやすい文章で
表現することが留意ポイントですね。
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ボディとは、そのメッセージを説明する、あるいは根拠となる情報を
チャートなどビジュアル等で表現したもの。
このボディーを構成する際の留意点は、
・できるだけ情報を絞り込んでシンプルに表現すること
・事実情報で構成することがベター
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例えば、
メッセージ:「市場は成長を続けている」
ボディ ;「市場規模の推移(折れ線グラフ)」
といった具合ですね。
今回は、この「メッセージ/ボディ型シート」の作り方を解説してみます。
次回に続きます。お楽しみに、、、
【参照】ジョブスのいPhone発表プレゼン
・最強のプレゼン、スピーチ、演説映像集
株式会社シナプス 代表取締役 家弓正彦
「ドキュメンテーションを深く理解したい方はこちら」
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