仕事を円滑に進めるために会議は不可欠だと思います。
しかし、仕事のなかで会議が最も無駄な時間と感じている方も多いようです。

「長々と続く会議」、「結論が出ない会議」、「一方的な伝達に終わる会議」
多くの方がこんな会議にストレスを感じているのではないでしょうか？

建設的な会議を行うためには周到な事前準備が必要です。
そのために「アジェンダ」の書き方を考えてみましょう。

一般にアジェンダには、議題、開催日時、場所、参加者などが書かれています。
もちろんこれらは必要なのですが、重要な要素をしっかり認識しておきましょう。

アウトプットイメージ

会議の目的を明確化しているケースは多いと思いますが、
ややその描き方が抽象的、かつ表面的なものになっていることが多いようです。

例えば、「集客力向上について」といった議題設定をしていませんか？
これでは今回の会議終了時に目指している状態が曖昧ですね。

参加者全員の意識を統一するためにも、全体プロセスを示すことが必要です。
例えば、

1. 現状の問題点抽出（実績分析と原因分析）
2. 集客アイディア出し（ブレインストーミング）
3. 実行施策の決定（施策案の評価と絞り込み）
4. 具体的実行計画の決定（役割分担、スケジュールなど）

といったプロセスが必要になりそうです。

この全体像のなかで、今回の会議はどこまでをゴールとしているのか？
例えば、「いくつかの有望な集客策アイディアを出す」といった
具体的な最終アウトプットイメージを共有することが大切ですね。

メンバーの状態

同時に、この会議終了時にメンバーにどのような状態になっていて欲しいか？
そんなゴールイメージも明確化しておきたいところです。

• 解決すべき問題点を共有できている
• 問題が発生している原因を理解している
• 解決に向けて、自分の果たすべき役割を認識している

そんなメンバーの意識や動機について明確化しておくとベターですね。

論点構成とタイムライン

そして、今回の会議の詳細プロセスを描く必要があります。
最終アウトプットイメージの有望な施策アイディアを導き出すために、
議論しなければならない論点を明らかにしておきましょう。

さらに、それに要する想定時間を設計しておくことも必要です。

例えば、

1. 現状の実績報告（10分）
2. 問題点の洗い出し（20分）
3. 問題発生の原因分析（20分）
4. 施策アイディア抽出（30分）

といった具合。

まとめ

こういったポイントを押さえたアジェンダのイメージはこんな感じ。

■　基本事項

• 議題（テーマ）：プロジェクト全体の目的を示す
• 開催日時、場所
• 出席者（進行、書記などの役割分担）

■　事前資料、準備

• 事前配布資料
• 参加者の準備依頼

■　ゴールイメージ

• 本会議のアウトプット（決定事項）
• メンバーの状態（意識や動機）

■　論点構成（例）

1. 現状の実績報告（10分）
2. 問題点の洗い出し（20分）
3. 問題発生の原因分析（20分）
4. 施策アイディア抽出（30分）

当日の工夫として、論点構成は全員の視野に入るホワイトボードに記しておきたいところです。
それによって、会議中にも時間内に各論点について結論を出そうという
時間意識を生み出す効果が期待できるはずです。

皆さんは自分が主催する会議のために、十分な事前準備をしていますか？
ちょっとした事前準備と工夫で会議の生産性は大きく向上します。
是非一度試してみて下さい。



株式会社シナプス　代表取締役　家弓正彦

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