タスク実行に伴うリスク、、、
前回は、
(1)想定時間をオーバーしてしまう
(2)つい無駄な時間を過ごしてしまう
(3)突発タスクで予定が狂う
に対する対策をご紹介いたしました。
そして、第二弾の今回は、
(4)優先順位を見誤る
(5)他者との協働リスク
という３つのリスクについてお話ししたいと思います。
■ 優先順位を見誤る
多くのビジネスパーソンは常に複数のタスクを抱えていると思います。
そのなかで、本当に優先すべきものを優先する、、、
当たり前のことですが、的確に判断することは意外と難しいものです。
特に、突発タスクが発生すると、その判断を見誤ることが多いようです。
その原因は、ヒトは記憶の新しいものが大きな影響力を持つという
原理にあるのではないかと思いました。
そこで、突発的に舞い込んできたタスクを優先してしまう。
でも、冷静に考えると、既存のタスクを優先すべきだった、、、
そんな経験はありませんか？
だからこそ、タスクのリスト化は優先順位をつける選択肢リストの
役割を果たすと思うのです。
抱えるタスクをオーバービューして、冷静に判断すべきですよね。
そして、その優先順位をつけるための判断基準を持つことが大切です。
有効な判断基準としては、
(1)リカバリー余地
デッドラインまで時間的に余裕があるものは、
あとからリカバリーの余地が大きいでしょう。
そんなタスクは、優先順位を落とせる可能性が高いのです。
あるいは、翌週以降になんらかの対策を打つことで当面をしのげる、、、
といったリカバリー策の有効性も考えておく必要がありそうです。
(2)不確実変数の大きさ
これには二つの意味があります。
ひとつは、「時間見積りの変数」。
以前のエントリーで紹介したように、
タスク遂行に要する時間を見積もるのは難しいですよね・
特に、取り組んだ経験の少ないタスクに取り組む時は、
どれくらいの時間がかかるかが読みにくい。
こんなタスクを後回しにすると、とんでもない結末を迎えるリスクが高まります。
もうひとつは、「状況変化による影響の変数」。
つまり、状況が変化することで、これまで取り組んできたワークが
無駄になるようなケースです。
効率的にワークを進めるためには、状況がはっきりしてから、
方針を定め、一気に取り組むほうが良いですよね。
(3)全体最適
タスクは自分の取り組みのみで完遂するものばかりではありません。
自分の作業の後工程に他者のタスクが伴うもの、
つまりこれは「Finish To Start」と言われる関係です。
自分の作業完了が、後工程の他者に大きな影響を与えるものですね。
この影響が大きければ、タスク完了を優先させることになります。
また、「Start to Start」と言われるものもあります。
自分がタスクに着手しないと、他者がタスクに着手できない、、、
この関係は、並行処理ができるものですから、
タスク完了はしなくても、まずStartを切れる状態にすることを
優先する必要があります。
列挙されたタスクリストを眺めながら、これらの優先順位の判断基準を基に、
冷静に「今、なすべき事」を判断して下さいね。
■ 他者との協働リスク
自分のタスクマネジメントは完璧でも、他者のワークの納期が遅れる、
品質に問題がある、協働の場合は常にそんなリスクを抱えています。
自分はしっかり完成させたのに、、、と泣きを見ることも多いですよね。
（ま、逆に他者に迷惑をかけることも多いですが、、、汗）
このような協働タスクの場合は、通常のタスク以外に新たなタスクが
発生していると認識すべきだと思うのです。
他者との協働になった場合は、以下の２つのタスクが発生しています。
●依頼、共有タスク
的確な依頼、前提認識の共有など、
あらかじめ取り組んでおかなければならないタスクが発生しているわけです。
例えば、
・協働の作業計画資料作成
・協働のためのミーティング設定
といった具合です。
●遂行管理タスク
他者のタスクは自分と無関係ではないわけですから、
しっかり作業を遂行するためには、自分が遂行管理をする必要があります。
そのためのタスクもしっかり挙げておきたいところです。
よく私も、
「来週月曜日には、A君の企画書作成の進捗チェックをしよう」
といったタスクをリストに書いています。
■ まとめ
仕事上のタスクには、多くのリスクがあります。
従って、タスクマネジメントにも「リスクマネジメント」が必要なんですよね。
自分がどんなリスクを抱えているのか？
しっかり認識して、それに備えた対策を考えておきたいものです。
株式会社シナプス 代表取締役 家弓正彦
Follow me ! → http://twitter.com/Kayumi
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(2)つい無駄な時間を過ごしてしまう
(3)突発タスクで予定が狂う
に対する対策をご紹介いたしました。
そして、第二弾の今回は、
(4)優先順位を見誤る
(5)他者との協働リスク
という３つのリスクについてお話ししたいと思います。
■ 優先順位を見誤る
多くのビジネスパーソンは常に複数のタスクを抱えていると思います。
そのなかで、本当に優先すべきものを優先する、、、
当たり前のことですが、的確に判断することは意外と難しいものです。
特に、突発タスクが発生すると、その判断を見誤ることが多いようです。
その原因は、ヒトは記憶の新しいものが大きな影響力を持つという
原理にあるのではないかと思いました。
そこで、突発的に舞い込んできたタスクを優先してしまう。
でも、冷静に考えると、既存のタスクを優先すべきだった、、、
そんな経験はありませんか？
だからこそ、タスクのリスト化は優先順位をつける選択肢リストの
役割を果たすと思うのです。
抱えるタスクをオーバービューして、冷静に判断すべきですよね。
そして、その優先順位をつけるための判断基準を持つことが大切です。
有効な判断基準としては、
(1)リカバリー余地
デッドラインまで時間的に余裕があるものは、
あとからリカバリーの余地が大きいでしょう。
そんなタスクは、優先順位を落とせる可能性が高いのです。
あるいは、翌週以降になんらかの対策を打つことで当面をしのげる、、、
といったリカバリー策の有効性も考えておく必要がありそうです。
(2)不確実変数の大きさ
これには二つの意味があります。
ひとつは、「時間見積りの変数」。
以前のエントリーで紹介したように、
タスク遂行に要する時間を見積もるのは難しいですよね・
特に、取り組んだ経験の少ないタスクに取り組む時は、
どれくらいの時間がかかるかが読みにくい。
こんなタスクを後回しにすると、とんでもない結末を迎えるリスクが高まります。
もうひとつは、「状況変化による影響の変数」。
つまり、状況が変化することで、これまで取り組んできたワークが
無駄になるようなケースです。
効率的にワークを進めるためには、状況がはっきりしてから、
方針を定め、一気に取り組むほうが良いですよね。
(3)全体最適
タスクは自分の取り組みのみで完遂するものばかりではありません。
自分の作業の後工程に他者のタスクが伴うもの、
つまりこれは「Finish To Start」と言われる関係です。
自分の作業完了が、後工程の他者に大きな影響を与えるものですね。
この影響が大きければ、タスク完了を優先させることになります。
また、「Start to Start」と言われるものもあります。
自分がタスクに着手しないと、他者がタスクに着手できない、、、
この関係は、並行処理ができるものですから、
タスク完了はしなくても、まずStartを切れる状態にすることを
優先する必要があります。
列挙されたタスクリストを眺めながら、これらの優先順位の判断基準を基に、
冷静に「今、なすべき事」を判断して下さいね。
■ 他者との協働リスク
自分のタスクマネジメントは完璧でも、他者のワークの納期が遅れる、
品質に問題がある、協働の場合は常にそんなリスクを抱えています。
自分はしっかり完成させたのに、、、と泣きを見ることも多いですよね。
（ま、逆に他者に迷惑をかけることも多いですが、、、汗）
このような協働タスクの場合は、通常のタスク以外に新たなタスクが
発生していると認識すべきだと思うのです。
他者との協働になった場合は、以下の２つのタスクが発生しています。
●依頼、共有タスク
的確な依頼、前提認識の共有など、
あらかじめ取り組んでおかなければならないタスクが発生しているわけです。
例えば、
・協働の作業計画資料作成
・協働のためのミーティング設定
といった具合です。
●遂行管理タスク
他者のタスクは自分と無関係ではないわけですから、
しっかり作業を遂行するためには、自分が遂行管理をする必要があります。
そのためのタスクもしっかり挙げておきたいところです。
よく私も、
「来週月曜日には、A君の企画書作成の進捗チェックをしよう」
といったタスクをリストに書いています。
■ まとめ
仕事上のタスクには、多くのリスクがあります。
従って、タスクマネジメントにも「リスクマネジメント」が必要なんですよね。
自分がどんなリスクを抱えているのか？
しっかり認識して、それに備えた対策を考えておきたいものです。
株式会社シナプス 代表取締役 家弓正彦
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