タスク実行に伴う５つのリスクを回避する方法（１） : 『ロジックとパッションの狭間から。。。』家弓正彦Blog

タスクも明確になり、その取り組むべきスケジュールも設定できた。
さぁ、あとは実行あるのみ！
しかし、そこにも様々なリスクが潜んでいるようです。

今回は、実行に伴うリスクを考えてみましょう。

■　想定時間をオーバーしてしまう

時間見積りに大きなミスはなかったとしても、
実際には作業が思うように「はかどらない」ことってありますよね？

●「タスク完了目標時間を持つ」

一つのタスクに対して、アウトプットイメージと終了目標時間を
明確に設定しておきたいところです。

私の場合は、概ね２時間ぐらいをひとつの単位として目標設定をしています。
なぜならば、私には２時間ぐらいが集中の限界だと感じているからです。
逆に言えば、２時間までなら「集中して、ここまで仕上げよう！」
という目標が設定できるわけですね。

これは意外と効果がありますよ！

●「気の済むまでやりぬかない」

多くのタスクには、明確な「終わり」がないものです。
そうすると、「やればやるほど深みに入ってしまう」わけです。

ここでは肩のチカラを抜いて、
「８割がたの仕上がりで良しとする勇気」が欲しいですね？
一般に、この最後の２割をやりぬくのには大きなエネルギーが必要です。
その効率を考えれば、最後の2割は「上司のレビューを受ける」とか、
「他のメンバーとブレストする」ことで完成させることを考えたいところです。

また、私の目標設定としては、デッドラインとなる時間を決めて、
その時間内でできる最高品質を目標とし、時間がきたら強制終了！
そんな割り切りも必要なタスクはたくさんあると思います。

■　つい無駄な時間を過ごしてしまう

「がんばったけど、今週の予定タスクを処理しきれなかった」

本当でしょうか？本当にがんばりましたか？
全く無駄な時間を過ごしていませんでしたか？

ヒトの集中力には限界があるので、
つい休憩方々、無駄な時間を過ごしてしまうことがあるものです。
これを100％なくすことは息がつまりそうですから、私にもできません。
しかし、本当に集中すべき時には無駄をなくすことが必要ですね。

そのためには、、、

●To Do Notを決める

作業の途中で、ちょくちょくメールチェックをしてしまう。
ちょっと気晴らしのつもりで、ネットサーフィンをしてしまう。

よくあることです。

しかし、これが著しく作業効率を下げていることを認識していますか？

ここでは、集中したい２時間（私の場合、、、）は、
「やらないことを決める」ことで、グッと集中力が高まります。
休憩中や移動中にできることは、デスクでやらない！
こんなMyルールを作ってもよいですね。

●アイドルタイムの活用

外出まであと15分、、、そんな時、皆さんは何をしていますか？

この15分を漫然と過ごしてしまうか？
この15分を有効に使いきるか？

チリも積もると、この違いは非常に大きな差に繋がりそうです。

そのために、私は細切れタスクをリスト化しているんです。

【ご参照】４つの時間軸で考えるタイムラインマネジメント

自分に与えられた15分で、この細切れリストに挙がっているタスクを
こなしていく、そして時間がきたらサッと終了して、サッサと外出する！
そんな姿は、きっと格好良いですよね～！（＾＾）

■　突発タスクで予定が狂う

事前にヒアリングをすると「突然上司から依頼が舞い込んでくる」、
「急にお客さんから呼び出しがかかった」といった「突発タスク」に
悩まされている方が非常に多いようでした。

しかし、仕事をしていると、そういった突発タスクは付き物です。
言い方を変えれば、「突発タスクは発生するもの」という前提で、
タスクに取り組まなければならないということしょう。

それに備えるためには、、、

●スケジュールにバッファを持つ

もともとのスケジュールが全く余裕のないものだとしたら、
突発タスクの発生によって全てが崩壊してしまうリスクをはらんでいます。
ここは、突発タスクをある程度織り込んで余裕を持ちたいですね。

そして、幸運にも「突発タスク」が発生しなければ、
翌週に回したタスクなどを前倒しすれば良いだけです。

是非、余裕あるタスク計画を立てましょうね。

●オーバーフロー時には犠牲を払う

突発タスクの発生によって、オーバーフローしてしまったら、
適切な犠牲を払うことを覚悟しなければならないでしょう。

犠牲の払い方としては４つのパターンがあると思うのです。

(1)そのタスクを諦める、やめる、断る

そのタスクは絶対必要ですか？
まずは、諦めることのできるタスクはないか？
一度、客観的に考えてみることも必要ですね。

(2)優先順位を落として延期する

そのタスクは今週に仕上げなければなりませんか？
来週に回せるタスクを探してみましょう。

(3)スペックを落とす

それでも絶対やらなければならないとしても、
想定していた品質を落とすことはできませんか？
それにより、時間を捻出できるなら、その可能性を考えるのも一案です。

(4)他者支援、他者移譲

他者の支援を取り付けることでワークタイムの短縮を図ることはできませんか？
あるいは、他者に任せて自分の手から離すことも選択肢の一つです。
全てのタスクを自分で抱え込まないことも必要ですね。

これらの犠牲はネガティブな印象が強いので、
つい自分の採るべき行動の選択肢に入れない方が多いようです。
しかし、結局オーバーフローして、周りに迷惑をかけるようなことがあれば、
勇気を持って、これらの犠牲を払わなければならないこともあると思うのです。

そして、これらは結局は「優先順位付け」の問題なんです。
絶対優先しなければならないタスクを守り、プライオリティの低いタスクは
犠牲を払うこともやむなし、、、
そんな判断が求められることも多いのではないでしょうか？

■ まとめ

今日は、
(1)想定時間をオーバーしてしまう
(2)つい無駄な時間を過ごしてしまう
(3)突発タスクで予定が狂う
という３つの実行リスクについてお話ししました。

実は、これ以外にもリスクは沢山あります。
次回は、
(4)優先順位を見誤る
(5)他者との協働リスク
という３つのリスクについてお話ししたいと思います。

お楽しみに！

株式会社シナプス　代表取締役　家弓正彦
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家弓正彦の仕事塾Vol.13
「ファシリテーション」