しっかりタスクマネジメントを行っているつもりでも、
現実には、なかなか思う通りに仕事は進みませんよね?
なぜならば、そこには様々なリスクが存在しているからです。

今日は、そのリスクのなかでも、最初に直面する課題ついて考えてみましょう。
それは、、、
「想定時間の読みが甘い」
というリスクです。

前回のエントリーで、タスクにかかる時間見積りの話をしました。
その時間見積りってやつが意外と難しいものです。
誰もが一度はここで大きなミスを犯した経験があるのではないでしょうか?

まず、うまく時間見積りをするためには、
時間見積りがうまくできない理由を考える必要がありそうです。
どうやら、その原因として2つの落とし穴がありそうです。


● 原因1:タスクが適切に分解できていない

リストに挙がっているタスクの抽象度が高いと時間見積りはできません。
その原則は、物理的行動にブレイクダウンすることです。


<症状1>抽象度が高い

例えば、「セミナーの開催準備」とタスクリストに記載していたとします。
これでは、準備のために必要な具体的作業がわかりません。
つまり、抽象度が高くて、時間が想定しにくいわけです。


<症状2>決定事項で書かれている

セミナーの準備作業を分解して、
・日程決定
・テーマ決定

にブレイクダウンしたとします。少し具体的になりましたよね?
しかし、これは「決定事項」です。
これを決定するためには、どんな物理的行動が必要か?
を考えなければならないわけです。


<症状3>ワークレベルに分解しきれていない

タスクとして、
・セミナー情報をメールで告知
と掲げたとしても、まだ行動レベルになっていません。
メール告知を実行するために必要な準備タスクを考える必要があります。


ブレイクダウン

皆さんのタスクリストは、物理的行動レベルで分解できていますか?



● 原因2:時間見積り学習ができていない

時間見積りには学習が必要です。
初めて取り組むタスクは、なかなか正確に時間見積りができない。
これは、ある程度仕方ないことですよね?

しかし、様々な経験を積んでいくと、
「これくらいのボリュームのタスクは4時間程度で処理ができた」
という経験を積み重ねることになります。
この経験学習をもとに時間見積りができるようになるはずです。

そして、その経験学習にもコツがあるんです。
ひとつのタスクを細切れで作業していると、
そもそもこのタスクに要した総作業時間を把握しにくいですよね。
学習するためにも、できるだけまとまった時間で作業し、
要した総作業時間を明確に把握する経験が必要です。


時間見積り学習


タスクはまとまった時間で取り組んで、経験学習につなげたいものです。


■ まとめ

時間見積りの精度をあげるためには、以下のポイントが重要となります。

(1)タスクを物理的行動レベルにブレイクダウンすること

(2)ひとつのタスクは細切れにせず、まとめて取り組む


これで、少しずつ時間見積りスキルを高めて下さい。



株式会社シナプス 代表取締役 家弓正彦
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