タスクをスケジュール化する時の３つのルール : 『ロジックとパッションの狭間から。。。』家弓正彦Blog

タスクマネジメントで重要なのは、
「発生したタスクを100％記録に残すこと」
と説明しました。

そして、それを時間軸で管理することがカギというお話もしました。
【ご参照】４つの時間軸で考えるタイムラインマネジメント

しかし的確にタスクをこなしていくためには、
それをスケジュールに落とし込んでいく作業が必要ですね。

そこでスケジューリングのテクニックについてお話しします。

■ スケジュール化すべき対象は何か？

ひとことで「タスクを管理する」といっても、管理すべき対象は２つ！
それは「デッドライン」と「ワークタイム」です。
この２つを常にセットで可視化して、初めて100％と言えるのです。

(1)デッドライン

まずタスクが発生したら、必ずデッドライン（納期）を明らかにしますよね？
とは言っても、意外とこの「デッドライン意識」が弱い方が多いようです。
なんとなくタスクを引き受けてしまうのではなく、
必ずデッドラインを明らかにすることがタスク管理の原点となります。

(2)ワークタイム

次に考えるのは、そのタスクに関連して、
どのような作業が発生するのか？ということでしょう。
つまり、タスク発生に伴い、様々な二次タスクが発生しています。

下図を見て下さい。

まず、執筆の依頼が来たとします。ここでタスク発生ですね。
その時に必ず入稿の締め切りを確認しますよね。
まずは、そのデッドラインを記録し、管理することになります。

次に、原稿を書きあげるためのワークタイムを考えます。
執筆にあたり、取材活動をいつごろ行うのか？
そこから原稿に落とし込むのにどれくらいの期間を要するか？
また、入稿を終えた後には事例で取り上げた企業への掲載許可を採ります。
そして、最終的な校正作業が行われてタスクは完結するのです。

つまり、原稿執筆というタスクが発生することで、
取材、執筆、掲載許可、校正という二次タスクが生まれているんですよね。
この二次タスクの洗い出しにヌケモレが起きないようにしたいものです。

そのためには、ビフォアとアフターの視点から考えるとよいでしょう。

・ビフォア
事前に発生するタスクはないか？どんなインプットが必要か？

・アフター
事後に発生するタスクはないか？アウトプットはどう処理されるか？

こんな視点で二次タスクの洗い出しをすると良いと思います。

■　スケジューリングのルール

次に、具体的にタスクをこなすスケジュールを決めることになります。
いつ、何に取り組むべきか？
上手にスケジューリングするために、何に留意していますか？

(1)タスク処理に要する時間見積り

まず、取り組むべきタスクに要する時間を見積もることから始まります。
この時間見積りが狂うと計画は全て水の泡、、、
上手な時間見積りの方法は、また別途ご説明しますね。

(2)予定には余裕を持つ

２時間と見積もったタスクを、２時間の空き時間に取り組むのは危険ですね！
途中で電話が入るなどして、ちょっとでも生産性が落ちると、
時間オーバーとなる可能性があります。
ましてや、そのあと会議など動かせない予定が入っていると、
そのタスクを完結できないまま強制的に中断することになります。
そして会議後に戻ってきて、また続きに取り組むとしても、
集中力や思考の流れは途切れ、大きく効率を落とすことになりそうです。

やはり、ワークタイムには余裕を持ちたいですね。

(3)時間のかかるタスクから予定に入れる

余裕を持つとは言え、余裕を持ちすぎるのもちょっと考えモノです。
日中４時間の時間があるとしたら、そこには３時間程度の時間のかかる
大きなタスクを優先的に入れておきたいものです。
つまり、まず時間のかかるビッグタスクから予定を決める。
そして、比較的時間のかからないタスクをその合間に入れていく。
それがスケジューリングの基本です。