前回エントリーでは、全てのタスクを時間軸で管理することを提案しました。
【ご参照】4つの時間軸で考えるタイムラインマネジメント
■ ストレスを軽減するためのレビュー
しかし、そこにはまた新たな「第5のストレス」が加わります。
(4つのストレスについては、コチラ!)
それは、「タスクリストが最新の状態になっていない不安」です。
そのストレスを解消するためには、レビューが欠かせません。
常に、タスクリストを見直し、最新の状態に保つ、、、
レビューにはそんな役割があります。
私の場合、「日常レビュー」と「定期レビュー」を行っています。
日常レビューを行うためには、日常的にタスクリストを見直す
クセをつけることが必要ですね。
ちょっとした空き時間があれば、常にシステム手帳を開く!
そのためにはタスクリストのポータビリティ性が重要なんです。
いつも、どこでも、自分のタスクを携えて、常にチェックを行う、、、
そんな習慣を身につけることが必要ですね。
定期レビューは、一定のルールを決めてレビューを行います。
私は、月次レビューと週次レビューが中心となっています。
■ 月次レビュー
月次レビューとは、前回エントリーでご紹介した「Monthly List」を見直し、
追加、修正を行う作業を指します。これは行動方針を定めるのに必須です。
来月が納期となっているタスクは何か?来月は何に取り組むのか?
特に、Wishリストに入っているもので、来月取り組みたいことを明確にします。
というのも、Wishリストには2つの弱点があるんです。
【弱点1】日常の問題意識、思い付きなどで記録されており、総花的になる
そのために、来月の重点目標を定め、その実現のために必要なタスクを
再度洗い出す作業が求められます。
【弱点2】特に納期が設定されていないため、実行が先延ばしされる
具体的な実行タイミングを定めないと「いつまでたっても」、
「いつかやる!」という状態を脱出できませんよね?
月次で具体的に実行すべきことをしっかり見極めたいものです。
Wishリストには、とても重要なタスクが含まれていることが多いようです。
それだけに、Wishリストの弱点を知り、それを補うために、
Wishリストを毎月棚卸しすることが不可欠です。
■ 週次レビュー
【予定の記入】
週初めには、週間予定を明確にしておきたいですよね?
当然、週間カレンダーにはFixしている予定は記入していますよね。
それは予定を忘れないように記録をしているわけですが、
それ以上に重要なのは、自分に与えられた空き時間を把握することです。
そう考えると、予定の記入の仕方もコツがあります。
<予定記入例1>
このような記入はスペースを採らず効率的に見えますが、
空き時間の把握には適していませんよね?
<予定記入例2>
こう記入することで、視覚的に、物理的に、直感的に、
空き時間を把握することが可能となるわけです。
【タスクの洗い出し】
次に、その週で取り組むべきタスクを100%洗い出す作業を行います。
その際、次の5つの視点で洗い出しを行うとよいでしょう。
(1)タスク発生ともに設定されたデッドライン
これまでの「タイムラインで管理する」というルールに則れば、
そもそもデッドラインが明確なタスクは、タスク発生と同時に
その日程に記録が残されているはずです。【コチラを参照下さい】
(2)月次タスクからの棚卸
月次タスクとして上がっているもののなかから、
優先順位づけして、今週取り組みたいものを記入します。
(3)前週の積み残しタスク
前の週のタスクリストを見て下さい。積み残しのモノがありますよね?
基本ルールとしては、前週積み残しタスクは今週片づけたいものです。
(4)前週タスクから発生したタスク
前週取り組んだタスクによって、新たなタスクが発生していませんか?
「顧客を訪問した結果、宿題をもらった」
「会議に参加して、資料作成の役割を担った」
本来であれば、その瞬間にタスクリストに追加されるべきものですが、
ヒトのやることにはミスが付き物です。
忘れ物がないか?しっかり確認しましょう。
(5)次週タスクの準備タスク
来週のタスクや予定にも目を向けて下さい。
重要な会議が入っており、その資料作りのためには、
今週から着手しておいた方が良さそうだ。
そんな先を見越したタスクもここではしっかり抽出しておきたいですね。
このように、タスクの洗い出しには、前週・今週・来週という
3週間分の予定やタスクを一度見直すことがカギとなりそうです。
■ まとめ
これで、Monthly、およびWeeklyタスクが洗い出された状態になります。
基本は、このリストが常に最新の状態になっていること!
皆さんのリストは大丈夫ですか?
次回は、このリストをどのように実行に移していくかを考えます。
株式会社シナプス 代表取締役 家弓正彦
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