前回は「あらゆるシーンで発生するタスクを、100％記録しよう！」
というテーマでお話しをしました。


■　一元管理による情報管理

100％記録に残すためには、常に記録環境を整える必要があるので、
結果として、様々な記録メディアにタスクが記録された状態になっています。
しかし、情報管理の原則はなんといっても「一元管理」ですよね。
とすると、まずは各メディアに分散しているタスクの記録を
どこかに集約する必要があります。

私の場合、前回のエントリーでもご紹介したように、
「システム手帳」、「SmartPhone」、「Post-it」、「Mailer」
という４つのメディアにタスクリストを残しています。

そして、このうちシステム手帳をメインシステムとしています。
つまり、システム手帳にタスクを記録することを原則として
それが「できない」、あるいは「面倒臭い」と感じる時には、
サブシステム（SmartPhone、Post-it、Mailer）に記録するわけです。

そして、日常的にサブシステムに記録されたタスクリストを
メインシステムのシステム手帳に転記して、集約しています。
その際、後述する４つの時間軸で分類して集約化を図っています。



【ご参照】タスクマネジメントは４つの時間軸で考える


■　タスクの整理・分類について

しかし、ここでは列挙されたタスクをシステム手帳上で、
「どのように整理・分類するか？」が重要な課題です。

タスクを分類すると、
「納期があるもの」と「納期のないもの」があります。
また、明確な納期がなくても大まかに「今月中にはやっておきたい」とか
「今週には着手しておかないと来週がキツくなるな」といった
期待納期があると思うのです。
そういう見方をすると、現実のビジネスのなかで発生する
ほとんどのタスクには納期があると思うのです。

だからこそ「タイムライン管理」が重要なんですよね。

また「時間のかかるもの」と「かからないもの」もあるでしょう。
それもある程度分類して管理したいものです。

結果として、タスク分類は下記のマトリクスで整理できるはずです。




＜Type１＞　納期があり、時間のかかるタスク

これは確実に納期管理をしなければならないタスクですね。
そのために、この類のタスクは全て時間軸で管理をします。

そこで、私は３つの時間軸でタスクを管理しています。
(1)Monthly List：月次で納期設定されるもの
(2)Weekly List：週次で納期設定されるもの
(3)Daily List：日付で納期が決まっているもの

この３つのパターンに分類して、
納期となっている月、週、日のリストに記入しているわけです。


＜Type２＞　納期は無いが、時間がかかるタスク

ここには意外と重要なタスクが潜んでいることが多いようです。
それだけに、納期はなくてもしっかり記録に留めておきたいですね。

そんなタスクリストを「いつか取り組みたいタスク」という意味を込めて、
ここでは「Wish List」と名付けました。
これは普通の「ToDoリスト」のフォーマットを使って、単純列挙しています。


＜Type３＞　納期があるが、あまり時間がかからないタスク

もちろん明確に日付で実行すべき日程が決まっているものは、
Dailyリストに記入しています。
それ以外のものは、Weeklyの細切れリストに記入し、
時間のかからない細切れタスクを集約化しています。
この活用方法はまた別途説明しますね。


＜Type４＞　納期がなく、かつ時間もかからないタスク

これをMonthly細切れタスクに記入しています。

以上の記入ルールをもとにシステム手帳に全てを集約しているわけですが、
そのリストイメージを私のシステム手帳を例に説明しておきますね。


■ 　タスクリストの記入方法

＜Monthly List＞




私のMonthly Listは見開き２ページのものを使っています。
これを上記のように大まかに４分割してタスクを記録します。

(1)企画開発リスト：企画モノや開発に関わるタスク
(2)Project：受託プロジェクトに関わるタスク
(3)営業：営業活動に関わるタスク（主に攻略先クライアント）
(4)細切れ・Etc.：時間のかからない細切れタスク、その他


＜Weekly / Daily List＞




これはシステム手帳の一週間２ページのリフィルです。
左の一列がWeekly Listの記入欄となっています。
さらにWeekly Taskを３つに分類して、
「最重要タスク」、「一般タスク」、「Weekly細切れタスク」
に整理しています。

また、それぞれの日付の上段部分がDaily Listです。
ここに、当日が納期となっているタスクや
当日取り組まなければならないタスクをリスト化しています。


■　まとめ

これまでの「タスク発生〜記録〜整理」のプロセスを整理すると、
下図のようにまとめることができそうです。




「全てを時間軸で一元管理する」
これが私のタスクマネジメントの原則となっているわけです。



株式会社シナプス　代表取締役　家弓正彦
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