前回は「あらゆるシーンで発生するタスクを、100%記録しよう!」
というテーマでお話しをしました。
■ 一元管理による情報管理
100%記録に残すためには、常に記録環境を整える必要があるので、
結果として、様々な記録メディアにタスクが記録された状態になっています。
しかし、情報管理の原則はなんといっても「一元管理」ですよね。
とすると、まずは各メディアに分散しているタスクの記録を
どこかに集約する必要があります。
私の場合、前回のエントリーでもご紹介したように、
「システム手帳」、「SmartPhone」、「Post-it」、「Mailer」
という4つのメディアにタスクリストを残しています。
そして、このうちシステム手帳をメインシステムとしています。
つまり、システム手帳にタスクを記録することを原則として
それが「できない」、あるいは「面倒臭い」と感じる時には、
サブシステム(SmartPhone、Post-it、Mailer)に記録するわけです。
そして、日常的にサブシステムに記録されたタスクリストを
メインシステムのシステム手帳に転記して、集約しています。
その際、後述する4つの時間軸で分類して集約化を図っています。

【ご参照】タスクマネジメントは4つの時間軸で考える
■ タスクの整理・分類について
しかし、ここでは列挙されたタスクをシステム手帳上で、
「どのように整理・分類するか?」が重要な課題です。
タスクを分類すると、
「納期があるもの」と「納期のないもの」があります。
また、明確な納期がなくても大まかに「今月中にはやっておきたい」とか
「今週には着手しておかないと来週がキツくなるな」といった
期待納期があると思うのです。
そういう見方をすると、現実のビジネスのなかで発生する
ほとんどのタスクには納期があると思うのです。
だからこそ「タイムライン管理」が重要なんですよね。
また「時間のかかるもの」と「かからないもの」もあるでしょう。
それもある程度分類して管理したいものです。
結果として、タスク分類は下記のマトリクスで整理できるはずです。

<Type1> 納期があり、時間のかかるタスク
これは確実に納期管理をしなければならないタスクですね。
そのために、この類のタスクは全て時間軸で管理をします。
そこで、私は3つの時間軸でタスクを管理しています。
(1)Monthly List:月次で納期設定されるもの
(2)Weekly List:週次で納期設定されるもの
(3)Daily List:日付で納期が決まっているもの
この3つのパターンに分類して、
納期となっている月、週、日のリストに記入しているわけです。
<Type2> 納期は無いが、時間がかかるタスク
ここには意外と重要なタスクが潜んでいることが多いようです。
それだけに、納期はなくてもしっかり記録に留めておきたいですね。
そんなタスクリストを「いつか取り組みたいタスク」という意味を込めて、
ここでは「Wish List」と名付けました。
これは普通の「ToDoリスト」のフォーマットを使って、単純列挙しています。
<Type3> 納期があるが、あまり時間がかからないタスク
もちろん明確に日付で実行すべき日程が決まっているものは、
Dailyリストに記入しています。
それ以外のものは、Weeklyの細切れリストに記入し、
時間のかからない細切れタスクを集約化しています。
この活用方法はまた別途説明しますね。
<Type4> 納期がなく、かつ時間もかからないタスク
これをMonthly細切れタスクに記入しています。
以上の記入ルールをもとにシステム手帳に全てを集約しているわけですが、
そのリストイメージを私のシステム手帳を例に説明しておきますね。
■ タスクリストの記入方法
<Monthly List>

私のMonthly Listは見開き2ページのものを使っています。
これを上記のように大まかに4分割してタスクを記録します。
(1)企画開発リスト:企画モノや開発に関わるタスク
(2)Project:受託プロジェクトに関わるタスク
(3)営業:営業活動に関わるタスク(主に攻略先クライアント)
(4)細切れ・Etc.:時間のかからない細切れタスク、その他
<Weekly / Daily List>

これはシステム手帳の一週間2ページのリフィルです。
左の一列がWeekly Listの記入欄となっています。
さらにWeekly Taskを3つに分類して、
「最重要タスク」、「一般タスク」、「Weekly細切れタスク」
に整理しています。
また、それぞれの日付の上段部分がDaily Listです。
ここに、当日が納期となっているタスクや
当日取り組まなければならないタスクをリスト化しています。
■ まとめ
これまでの「タスク発生〜記録〜整理」のプロセスを整理すると、
下図のようにまとめることができそうです。

「全てを時間軸で一元管理する」
これが私のタスクマネジメントの原則となっているわけです。
株式会社シナプス 代表取締役 家弓正彦
Follow me ! → http://twitter.com/Kayumi
家弓正彦の仕事塾Vol.13
「ファシリテーション」

↑<ここをクリック>
会議の生産性を劇的に上げる!
そのテクニックを1時間半で披露します
4/15、21 銀座にて 2000円
詳細はコチラ!
というテーマでお話しをしました。
■ 一元管理による情報管理
100%記録に残すためには、常に記録環境を整える必要があるので、
結果として、様々な記録メディアにタスクが記録された状態になっています。
しかし、情報管理の原則はなんといっても「一元管理」ですよね。
とすると、まずは各メディアに分散しているタスクの記録を
どこかに集約する必要があります。
私の場合、前回のエントリーでもご紹介したように、
「システム手帳」、「SmartPhone」、「Post-it」、「Mailer」
という4つのメディアにタスクリストを残しています。
そして、このうちシステム手帳をメインシステムとしています。
つまり、システム手帳にタスクを記録することを原則として
それが「できない」、あるいは「面倒臭い」と感じる時には、
サブシステム(SmartPhone、Post-it、Mailer)に記録するわけです。
そして、日常的にサブシステムに記録されたタスクリストを
メインシステムのシステム手帳に転記して、集約しています。
その際、後述する4つの時間軸で分類して集約化を図っています。

【ご参照】タスクマネジメントは4つの時間軸で考える
■ タスクの整理・分類について
しかし、ここでは列挙されたタスクをシステム手帳上で、
「どのように整理・分類するか?」が重要な課題です。
タスクを分類すると、
「納期があるもの」と「納期のないもの」があります。
また、明確な納期がなくても大まかに「今月中にはやっておきたい」とか
「今週には着手しておかないと来週がキツくなるな」といった
期待納期があると思うのです。
そういう見方をすると、現実のビジネスのなかで発生する
ほとんどのタスクには納期があると思うのです。
だからこそ「タイムライン管理」が重要なんですよね。
また「時間のかかるもの」と「かからないもの」もあるでしょう。
それもある程度分類して管理したいものです。
結果として、タスク分類は下記のマトリクスで整理できるはずです。

<Type1> 納期があり、時間のかかるタスク
これは確実に納期管理をしなければならないタスクですね。
そのために、この類のタスクは全て時間軸で管理をします。
そこで、私は3つの時間軸でタスクを管理しています。
(1)Monthly List:月次で納期設定されるもの
(2)Weekly List:週次で納期設定されるもの
(3)Daily List:日付で納期が決まっているもの
この3つのパターンに分類して、
納期となっている月、週、日のリストに記入しているわけです。
<Type2> 納期は無いが、時間がかかるタスク
ここには意外と重要なタスクが潜んでいることが多いようです。
それだけに、納期はなくてもしっかり記録に留めておきたいですね。
そんなタスクリストを「いつか取り組みたいタスク」という意味を込めて、
ここでは「Wish List」と名付けました。
これは普通の「ToDoリスト」のフォーマットを使って、単純列挙しています。
<Type3> 納期があるが、あまり時間がかからないタスク
もちろん明確に日付で実行すべき日程が決まっているものは、
Dailyリストに記入しています。
それ以外のものは、Weeklyの細切れリストに記入し、
時間のかからない細切れタスクを集約化しています。
この活用方法はまた別途説明しますね。
<Type4> 納期がなく、かつ時間もかからないタスク
これをMonthly細切れタスクに記入しています。
以上の記入ルールをもとにシステム手帳に全てを集約しているわけですが、
そのリストイメージを私のシステム手帳を例に説明しておきますね。
■ タスクリストの記入方法
<Monthly List>

私のMonthly Listは見開き2ページのものを使っています。
これを上記のように大まかに4分割してタスクを記録します。
(1)企画開発リスト:企画モノや開発に関わるタスク
(2)Project:受託プロジェクトに関わるタスク
(3)営業:営業活動に関わるタスク(主に攻略先クライアント)
(4)細切れ・Etc.:時間のかからない細切れタスク、その他
<Weekly / Daily List>

これはシステム手帳の一週間2ページのリフィルです。
左の一列がWeekly Listの記入欄となっています。
さらにWeekly Taskを3つに分類して、
「最重要タスク」、「一般タスク」、「Weekly細切れタスク」
に整理しています。
また、それぞれの日付の上段部分がDaily Listです。
ここに、当日が納期となっているタスクや
当日取り組まなければならないタスクをリスト化しています。
■ まとめ
これまでの「タスク発生〜記録〜整理」のプロセスを整理すると、
下図のようにまとめることができそうです。

「全てを時間軸で一元管理する」
これが私のタスクマネジメントの原則となっているわけです。
株式会社シナプス 代表取締役 家弓正彦
Follow me ! → http://twitter.com/Kayumi
家弓正彦の仕事塾Vol.13
「ファシリテーション」

↑<ここをクリック>
会議の生産性を劇的に上げる!
そのテクニックを1時間半で披露します
4/15、21 銀座にて 2000円
詳細はコチラ!
コメント
コメント一覧
お使いになられている、BINDEXのレフィル、僕も20年来使っています!
コメントありがとうございます。
そうですよね!
今、感じているスマートフォンの最大のメリットです。
もう手放せません!
Kay
そうですか!同じレフィルでしたか!奇遇ですね〜
私は必ず毎年同じというわけではないのですが、
基本レイアウトはこのバーティカル見開き1週間です。
これが一番使いやすいような気がします。
ブログでのご紹介もいただき、ありがとうございました。
Kay