日ごろ、絶え間なく発生するタスクを、確実にこなしていく、、、
誰しもが、そうありたいと心がけていると思いますが、
現実には、、、、
「しまった、メール返信を忘れてた」
「想定以上に時間がかかってしまった」
「急に顧客から呼び出し、、、予定が狂った」
なんて現実に直面することも多いですよね。
そこで、「ストレスなく、楽しく仕事を進める術」を整理してみました。
名付けて、「科学的タスク・マネジメント・システム」です。
■ はじめに
まず、仕事のストレスってどこから生まれるのでしょうか?
私は、以下の「4つの不安」からストレスは生じると考えました。
(1) 抱えているタスクのヌケモレを起こす不安
(2) やるべきタスクの総量を把握できていない不安
(3) 優先順位の判断ミスを犯す不安
(4) 適切な実行タイミングを逃してしまう不安
これらの不安が的中すると、仕事のミスや納期遅れ、品質低下を招きます。
そんな不安がストレスとなり、ますます仕事の効率が悪くなっていく。
そんな悪循環が起こりそうですね。
タスクマネジメントの問題点や工夫については、
こちらで多くの方からコメントが寄せられていますのでご覧下さい。
【ご参考】「【ご意見募集】タスクマネジメントの障害とポイントは?」
そして、これらのリスクを防ぐために「ToDoリスト」を
使っている方が多いのではないでしょうか?
■ タスクマネジメントの実態
先日の「家弓正彦の仕事塾」で仕事の管理方法について尋ねてみました。
Q1「あなたはToDoリストを利用していますか?」
6〜7割ぐらいの方がToDoリストを作成しているようでした。
やはり、多くの型はToDoリストを活用しているようでした。
Q2「明日取り組むべきタスクは明確ですか?」
4割ぐらいの方が挙手されています。
どうやら当日の朝に「本日のToDoリスト」を作っているんですね。
Q3「あなたは明日のタスクをToDoリスト化していますか?」
一気に1割程度に減ってしまいました。
ToDoリストも作っているし、明日のタスクも明確、
しかし、特に明日のToDoリストは作っていない、、、ということです。
Q4「そのToDoリストは全てをカバーしていますか?」
ここで挙手されたのは、約150人のなかでたった一人でした。
全てのタスクをリスト化すべきか否かは様々な意見があると思います。
しかし、ここでは
「ほぼ全ての方のToDoリストにはヌケモレがある」
という現実をしっかり受け止めておきたいと思います。
■ タスクマネジメント上の問題は、、、
まず、前述の4つのストレスから解放されるためには、
「現在抱えているタスクを100%可視化すること」
だと思うのですよ。
そうすれば、
(1)抱えているタスクのヌケモレを起こす不安
→ 可視化しておけば、ヌケモレは起きない
(2)やるべきタスクの総量を把握できていない不安
→ 100%カバーすれば、総量が把握できる
(3)優先順位の判断ミスを犯す不安
→ リストが選択肢となり、優先順位をつけやすい
(4)適切な実行タイミングを逃してしまう不安
→ リストを時間軸で管理すれば、タイミングを逃さない
という効果が得られるはずです。
そして、見逃せない事実としてわかったことは、
ほぼ全ての方がToDoリストを時間軸で管理していないことです。
多くのタスクには、デッドライン(納期)があるはずですね。
ということは、「適切な実行タイミングを逃さない」ためには、
ToDoリストを時間軸で管理することが求められると思うのです。
タスクを時間軸で管理する考え方は、こちらで簡単にまとめています。
【ご参照】タスクマネジメントは4つの時間軸で考える
次回以降、時間軸によるタスクマネジメントの詳細をまとめていきます。
どうぞよろしくお願いいたします。
株式会社シナプス 代表取締役 家弓正彦
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コメント
コメント一覧
ありがとうございました。
弊社の若手社員はともかく、
全員の必修クラスにしたいくらいの
コンテンツでしたね。
勉強になりました。
>Q4「そのToDoリストは
>全てをカバーしていますか?」
>ここで挙手されたのは、
>約150人のなかでたった一人でした。
の一人、だったことに驚きました。
最前列だったのでまさか自分だけ、
とはつゆ知らず・・・(苦笑)。
やらなきゃイケない事を
覚えていなきゃイケない、
ということが出来ない・耐えられないので、
何でも手帳に書き、その瞬間にそのことを忘れる
様にしております(笑)。
仕事はもちろんプライベートなことも
全て書いてますので手帳を無くしたら
大変なことになるでしょうね(笑)。
なのでどれほど酔っ払ってても
手帳が入っている鞄は手放しませんw
いやいや、そう言っていただけると嬉しいですね。
自分もずっとタスクマネジメントには問題意識を
持ち続けてきたので、少しずつ体系化してきました。
まだまだブラッシュアップの余地はありそうなので、
この研究は永遠に続きそうです。(^^;
> 仕事はもちろんプライベートなことも
> 全て書いてますので手帳を無くしたら
> 大変なことになるでしょうね(笑)。
> なのでどれほど酔っ払ってても
> 手帳が入っている鞄は手放しませんw
じゃ、今度酔っている時に、覗いてみることにします。(^^)
Kay